Wie Sie eine unvergessliche Tagung organisieren

Erster Schritt: Legen Sie das Datum und den Ort Ihrer Tagung fest

Erster Schritt: Legen Sie das Datum und den Ort Ihrer Tagung fest

Lassen Sie uns mit den einfachsten To Do´s beginnen. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Dinge, Materialien, Vorräte und die Hilfe bekommen, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

Das Erste, was Sie tun müssen, ist also, ein konkretes Datum festzulegen. Sobald Sie das Datum Ihrer Tagung festgelegt haben, müssen Sie als nächstes den perfekten Ort finden, um die Veranstaltung abzuhalten.

Wenn Sie etwa eine Tagung oder ein Seminar ausrichten wollen, ist es das Sinnvollste, mit einem Tagungshotel zusammenzuarbeiten, das Ihnen nicht nur alle Voraussetzungen bietet um eine wirklich schöne Veranstaltung zu organisieren, sondern das auch wirklich zuverlässig arbeitet. Ein Hotel, das bequem für Ihre Teilnehmer ist und gleichzeitig natürlich auch ästhetisch ansprechend.

Und wenn Sie besonders schnell und sicher das passende Hotel für eine unvergessliche Tagung finden wollen, fragen Sie uns – wir beraten Sie gerne 100 % kostenlos.

Zweiter Schritt: Behalten Sie Ihr Budget im Auge

Ja, das liebe Geld…Es ist gleich der zweitwichtigste Punkt nach dem Datum und den Ort. Und in diesem Zusammenhang ist es natürlich zunächst einmal das Wichtigste, einen genauen Betrag und Rahmen festzulegen, sodass Sie genau wissen, wieviel Geld Sie ausgeben können.

Ideal ist es, in einer Excel-Tabelle zu arbeiten und sich eine Aufstellung sämtlicher Posten zu machen, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Tagung haben werden. So sehen Sie gleich auf einen Blick, was Sie sich mit Ihrem Budget erlauben können und was eher nicht.

Dritter Schritt: Machen Sie Ihre Tagung bekannt

Zu einer unvergesslichen Tagung gehört natürlich auch, dass Ihre Teilnehmer sich schon einmal darauf einstellen und erwarten können, an einer unvergesslichen Tagung teilzunehmen. In diesem Zusammenhang ist es zunächst einmal wichtig, sicherzustellen, dass alle, die eingeladen werden, auch möglichst früh eine Einladung erhalten.

Schließlich wollen Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer genügend Zeit haben, sich auf Ihr besonderes Event vorzubereiten. Und es wird den Teilnehmern genügend Zeit geben, sich schon einmal auf Ihr Event zu freuen.

Wenn Sie sicher sein können, dass Ihre Tagung ein richtiger Kracher wird, sollten Sie auch nicht darauf verzichten, für Ihre Tagung in Fachmagazinen, durch E-Mails oder sogar mittels Flyern werben. Dies sind alles sehr gute Möglichkeiten, um ihr Publikum auf Ihre Tagung vorzubereiten, die Vorfreude zu erhöhen und es wissen zu lassen, dass ihnen etwas richtig Großes bevorsteht.

Vierter Schritt: Denken Sie an die Unterhaltung

Eine unvergessliche Tagung ohne fantastische Unterhaltung? Undenkbar! Darum ist die Unterhaltung für Ihre Gäste eines der wichtigsten Bausteine dafür, um Ihre Tagung unvergesslich zu machen.

Der Trick dabei ist, für jeden etwas dabei zu haben und nicht nur ein Unterhaltungsprogramm zusammenzustellen, das zwar für einige wenige Teilnehmer das Größte ist, aber für die anderen eher so lala.

Und natürlich ist es auch wichtig, den richtigen Zeitpunkt für die Unterhaltung zu wählen. Sie müssen das Unterhaltungsprogramm nicht nur auf den Abend konzentrieren, sondern können es auch über den ganzen Tag und die ganze Veranstaltung streuen. So lockern Sie das Programm insgesamt auf, sorgen für Pausen und machen das gesamte Programm viel spannender, als wenn es in zwei Blöcke á la „Fachinformationen“ und „Unterhaltung“ aufteilen.

Fünfter Schritt: Machen Sie sich eine Zeit-Achse

Verwenden Sie eine Zeitlinie, um Ihr „Unterhaltungsprogramm“ über die ganze Tagung zu verteilen. Zwei Momente, sind dabei besonders wichtig, wenn Sie eine unvergessliche Tagung organisieren wollen: Ein toller Start und ein tolles Ende. Auf diese Weise werden sich die Teilnehmer die ganze Zeit fragen, was sie wohl Spannendes als Nächstes erwartet.

Natürlich müssen Sie gerade auch am Abend für Spaß und Spannung sorgen – schließlich wollen Sie ja nicht, dass ausgerechnet die „Freizeit“ auf Ihrer Tagung zu kurz kommt oder gar langweilig wird. Denn das würde Ihre Gäste nur unruhig machen, weil sie das Gefühl hätten, gerade wichtige Lebenszeit zu verschwenden.

Sechster Schritt: Behalten Sie alles im Griff

Bleiben Sie auf jeden Fall organisiert. Wenn Sie eine wirklich tolle Tagung organisieren möchten, haben Sie gar keine andere Wahl: Sie MÜSSEN einfach sicherstellen, dass Sie alles unter Kontrolle haben und sich um alles gekümmert haben, was getan werden muss, damit nichts fehlt.

Sie sehen also: Egal, ob Sie eine „normale“ oder eine wirklich einmalige und „unvergessliche“ Tagung organisieren wollen – Sie müssen sich im Grunde nur an die organisatorischen Grundlagen halten und Vieles von dem, was am Anfang wie eine Herausforderung aussieht, erledigt sich von selbst.

Und wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie die passende Umgebung für Ihre unvergessliche Tagung haben, kontaktieren Sie uns einfach. Wir sind darauf spezialisiert, für Unternehmen die passenden und wunschgenauen Tagungshotels zu finden – und das zu 100 % kostenlos. Wir helfen Ihnen, das passgenaue Tagungshotel für Ihre Veranstaltung zu finden! Egal, ob Sie ein Tagungshotel in München, ein Tagungshotel in Köln oder ein Tagungshotel in Düsseldorf suchen – wir finden garantiert das passende Tagungshotel oder Seminarhotel für Sie. Sprechen Sie uns einfach an – unsere Beratung ist zu 100 % kostenlos für Sie! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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