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Eine Tagung, ein Seminar oder eine andere Veranstaltung zu planen, kann manchmal eine ganz schöne Herausforderung sein. Die Wahrheit ist: Sie werden eine Menge Dinge zu tun haben und Sie werden nicht genug Zeit finden, um sie alle rechtzeitig zu tun. Sie werden sich gedrängt fühlen und manchmal vielleicht sogar ein bisschen Angst verspüren. Sie werden nicht in der Lage sein, alles perfekt zu machen. Mit all diesen Dingen müssen Sie fertig werden können.
Klingt sehr unangenehm? Keine Sorge: Auch wenn Sie Fehler nicht vermeiden können, so können Sie doch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich reduzieren, damit Ihre Tagung in jedem Fall ein Erfolg wird. Wie? Das erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen.

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„Ja mach Dir einen Plan…“

Egal, wie gut und genau Sie Ihre Tagung oder wie viele Gedanken Sie sich im Vorhinein um die Organisation Ihrer Tagung machen: Sie werden sehen, dass etwas immer daneben gehen wird. Sogar dann, wenn Sie alles nochmals und nochmals überprüfen.

Und dass Dinge schief gehen, ist auch ganz normal. Wahrscheinlich werden Sie sogar jedes Mal, wenn Sie etwas planen, feststellen, dass etwas schief geht. Sie wissen ja: Murphys Law und so…

So ist eben das Leben: Nur wenn Sie perfekt sind, werden Ihnen keine Fehler unterlaufen – und wer von uns ist das schon?

Entscheidend ist nur, dass Sie bereit sind, die Dinge zu übernehmen, diese Fehler zu akzeptieren, sie zu lösen…und dann schnellstmöglich zum nächsten Punkt übergehen.

Wenn Sie mit dieser Geisteshaltung in Ihre Tagung gehen, kann Sie nichts mehr überraschen oder aus der Bahn werfen. Und es gibt noch mehr, das Sie tun können:

Eine Checkliste wird Ihnen helfen

Natürlich wissen Sie schon im Vorhinein, was Sie alles für Ihre Tagung tun müssen. Eine große Hilfe ist dabei, wenn Sie eine Checkliste verwenden. Gemeint ist eine Liste, die alle Dinge enthält, die Sie für Ihre Tagung tun müssen. Sobald sie fertig sind, können Sie Ihr To Do abhaken und Ihren Kopf für die anderen Aufgaben freimachen, die noch vor Ihnen liegen.

Seien Sie sicher: Ihre Tagungsplanung wird dadurch wesentlich einfacher und organisierter werden. Außerdem wird so ein Überblick in Form einer Checkliste jedem anderen helfen, der Sie bei der Planung Ihrer Tagung, Ihres Seminars oder Ihres Events unterstützt. Und Sie minimieren die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen ein Fehler passiert.

Ok, schön und gut –  Aber was tun, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist?

Wenn Sie ausgerechnet am Tag Ihrer Tagung oder Ihres Seminars kurz vor dem Start feststellen, dass etwas verpasst oder vergessen wurde, können Sie zu diesem Zeitpunkt nichts mehr Sinnvolles tun. Es ist dann einfach schon zu spät. Allerdings können Sie Ihr Bestes versuchen, um die Situation wieder in den Griff zu kriegen.

Hilfreich ist es an der Stelle Ihre kreative Seite zu aktivieren, um eine schnelle Lösung zu finden. Und wenn Sie sich in dieser stressigen Situation tatsächlich auch noch darauf einlassen und an Ihre eigene Kreativität appellieren, können Sie sich sogar selbst mit einer guten Idee überraschen.

Es stimmt! Sie werden  überrascht sein, auf was für unerwartete Ideen Ihr Verstand kommen kann, wenn Sie in einer „Notsituation“ stecken und schnell nach einer einfachen Lösung suchen.

Diskretion, bitte!

Doch auch wenn Sie sich auf Ihre Kreativität in Notsituation in der Regel verlassen können: Wenn Sie bereits mitten in der Tagung stecken und bemerken, dass etwas nicht in Ordnung ist, sollten Sie versuchen, das Problem so schnell wie möglich zu beheben, ohne dass jemand davon erfährt.

Logisch: Da mag zwar was schief gegangen sein, aber natürlich möchten Sie nicht auch noch viel Aufmerksamkeit auf das Problem lenken und es möglichst unbemerkt beheben. Vielleicht möchten Sie jedoch jemanden finden, der Ihnen bei der Situation hilft und eine starke Lösung dafür findet. Das können Sie mit der richtigen Menge an Hilfe tun. Sie können auch einige Ihrer Freunde auf der Party herumlaufen lassen und nach Dingen suchen, die schief gehen müssen. Sie können feststellen, dass dies eine große Hilfe bei den Dingen ist, weil Sie nicht überall gleichzeitig sein können.

Jetzt nur nicht aufregen!

Die mit Abstand wichtigste Sache aber, die Sie tun können, falls Sie merken, dass bei Ihrer Tagung etwas aus dem Ruder oder schief gelaufen ist:

Regen Sie sich so wenig wie möglich auf und bleiben Sie so ruhig als möglich!

Das ist jetzt nicht so als Floskel gemeint, um Ihre strapazierten Nerven zu schonen, sondern absolut notwendig, um die Situation schnellstmöglich zu lösen!

Sie müssen unbedingt möglichst ruhig bleiben, um alle Ressourcen in Ihrem Kopf zu nutzen, um das Problem zu beheben. Bloß, weil eine Sache schief gelaufen ist, sollten Sie darum noch lange nicht in Panik geraten und sich alle aufregen, weil eine Sache schief läuft. Du wirst feststellen, dass du, sobald du dich selbst in den Griff bekommen hast und dein Gehirn denken lässt, eine Lösung für alles finden wirst, was aufkommt. Wer weiß, vielleicht müssen Sie sich nicht einmal um die Kleinigkeiten kümmern, die schief gehen. Solange Sie und alle Spaß haben, werden Sie eine sehr erfolgreicheTagung haben.

Wie Sie vermeiden, dass bei der Wahl Ihres Tagungshotels etwas schief geht

So blöd es ist: Sie können wie gesagt nicht alles perfekt machen – es ist praktisch unmöglich, Fehler zu vermeiden. Sie können Sie aber reduzieren. Ganz besonders, wenn es um die Wahl Ihres Tagungshotels geht. Wie? Indem Sie unsere kostenlose Beratung in Anspruch nehmen! Wir machen nämlich nur Eines: Unternehmen bei der Wahl des passenden Tagungshotels zu beraten – ohne dass Ihnen dadurch auch nur ein Cent an zusätzlichen Kosten entsteht!

Egal, ob Sie ein Tagungshotel in München, ein Tagungshotel in Köln oder ein Tagungshotel in Düsseldorf suchen – wir finden garantiert das passende Tagungshotel oder Seminarhotel für Sie

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