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Schon klar: Ein Event zu planen, kann wirklich verdammt schwierig sein. Sie müssen sich ja nicht nur um alle wichtigen großen Dinge und den allgemeinen Ablauf kümmern, sondern auch möglichst viele kleine Dinge im Auge behalten. Wahrscheinlich werden Sie selbst schnell feststellen, dass einige Probleme immer wieder kehren. Eine Erfahrung, die jeder Mensch einmal macht, der eine Tagung oder ein Seminar organisieren muss.

Aber das hat auch seine guten Seiten: Falls Sie nämlich noch nie eine Veranstaltung geplant haben, können Sie von anderen lernen, was es zu vermeiden gilt – und vermeiden diese Fehler von Anfang an. Die fünf wichtigsten dieser Fallstricke, die viele Menschen bei der Planung eines Events machen, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag. So können Sie selbst im Vorhinein Fehler vermeiden und werden sehr viel wahrscheinlicher eine erfolgreiche Tagung haben.

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Fallstrick Nr. 1: Sie verlieren sich in Details

Das erste, was Sie vermeiden sollten, wenn es um die Planung Ihrer nächsten Veranstaltung geht, ist, sich in Details zu verlieren. Und das kann schneller passieren, als Ihnen lieb ist. Je näher der große Termin rückt, desto mehr werden Sie sehen, dass es noch eine Menge kleiner Dinge gibt, die Sie bislang übersehen haben. Dann heißt es: Nicht die Nerven und nicht den Überblick verlieren!

Das ist dann auch der ideale Zeitpunkt, um diese Dinge an einen Assistenten abzugeben, der sich um die Details kümmert, während sie „die große Idee“ im Auge behalten.

Ach, Sie haben niemanden, der Sie unterstützt? Dann sollten Sie von Anfang an darüber nachdenken, so eine Person für sich selbst zu organisieren. Diese Person wird Ihnen nicht nur eine große Hilfe sein, wenn es um die ganzen Details für Ihre Veranstaltung geht, sondern Ihnen den Rücken stärken, falls doch ein paar Dinge schief gehen und möglichst schnell noch möglichst viel erledigt werden muss.

Außerdem ist eine Assistenz extrem nützlich, wenn es um ganz praktische Arbeiten wie das Abholen von Dingen für Ihre Veranstaltung oder Dekorationen und Ähnliches geht.

Fallstrick Nr. 2: Sie vertrauen darauf, dass es mit der Verpflegung „schon gut gehen wird“

Der zweite Nachteil, den Sie vermeiden müssen, betrifft die Bar und das Essen. Gerade wenn man zum ersten Mal eine Tagung, Seminar oder Event organisiert, unterschätzt man leicht die Bedeutung, vor allem aber die Wichtigkeit einer guten Organisation.

Überlassen Sie nichts dem Zufall und vertrauen Sie nicht einfach darauf, dass Ihr Catering-Service seine Sache schon gut und gewissenhaft erledigen wird! Zu wichtig ist dieser Bereich für das Gelingen Ihrer Veranstaltung als dass Sie an dieser Stelle ein Risiko eingehen können.

Um sicherzustellen, dass Sie das bestmögliche und bestfunktionierende Catering für Ihre Veranstaltung haben, sollten Sie mit Ihrem Dienstleister so viel wie möglich schriftlich festhalten:

Der Vertrag muss den Preis und die exakte Verpflegung, die Sie im Gegenzug erhalten, aufführen. Auch sollten Sie die exakten Lieferzeiten im Vertrag aufnehmen, also wann das Personal genau zu erscheinen hat. Auf diese Weise vermeiden Sie hässliche Überraschungen – und enttäuschte Gesichter der Teilnehmer, weil das Essen nicht schmeckt oder es Ewig dauert, bis sie bedient werden.

Fallstrick Nr. 3: Sie interessieren sich nicht für Verträge

Der dritte Fallstrick betrifft wiederum Verträge – und zwar im Gesamten. Ja, nicht nur das Catering sollte minutiös geplant und mit dem Dienstleister vereinbart werden, auch andere Dinge im Zusammenhang mit Ihrer Tagung sollten Sie schriftlich festhalten.

Grundsätzlich kann man sagen: Je mehr Details Sie mit Ihren Dienstleistern in Vertragsform fixieren, desto sicherer wird Ihre Tagung ein Erfolg – zumindest mal aus organisatorischer Sicht.

Warum? Weil Sie sich dadurch selbst eine ganze Menge Druck nehmen und weil Sie wissen, dass der Rahmen gut abgesichert ist, ermöglicht es Ihnen sich ganz auf die inhaltlichen Themen konzentrieren. Und das wird wiederum Ihrer Tagung oder Seminar als Ganzes guttun und die Wahrscheinlichkeit einer rundum gelungenen Veranstaltung deutlich erhöhen.

Fallstrick Nr. 4: Sie haben ein lockeres Verhältnis zum Budget

Der vierte Fallstrick, den es zu vermeiden gilt, betrifft das Budget. Auch wenn Sie damit relativ flexibel sein können, ist es definitiv besser, ein genaues Budget für Ihre Veranstaltung festzulegen. Dadurch setzen Sie sich selbst einen Rahmen und das wird Ihnen helfen, festzustellen, ob Ihre Aktivitäten im Rahmen sind oder eben nicht.

Der Weg, um das Budget erfolgreich zu setzen, besteht darin, einen Mindestbetrag und einen Höchstbetrag für Ihr Event im Vorhinein festzulegen. Zum Beispiel können Sie mindestens 5.000 € für die Party am Abend einplanen, aber sich auch zu erlauben bis zu ​​7.000 € gehen – falls Sie z.B. ein unvorhergesehenes Angebot erhalten, das die Qualität Ihres Events noch einmal deutlich erhöhen wird.

Als Budget streben Sie dann einfach den Durchschnitt an, also 6.000 € für Ihre Party. Wenn Sie Ihr Budget so einstellen, wissen Sie genau, ob Sie an einer bestimmten Stelle doch noch den Gürtel enger schnallen müssen oder ob Sie es sich tatsächlich leisten können, ein besonders attraktives Angebot z.B. für Ihre Party zu akzeptieren.

Und was besonders schön daran ist: In der Regel bleibt man deutlich unter dem vorher gesetzten Budget.

Fallstrick Nr. 5: Sie wiegen sich zu früh in Sicherheit

Der fünfte und letzte Fallstrick, den es zu vermeiden gilt, ist, sich zu früh in Sicherheit zu wiegen. Sehr viele Menschen beginnen Ihr Event schon sehr früh im Voraus zu planen, sodass Sie glauben, sich am Vortag entspannen zu können. Und ausgerechnet dann tritt sie ein…die große Panne, die alles durcheinanderbringt.

Verstehen Sie das bitte nicht falsch: Es geht nicht darum, sich verrückt zu machen und nie zu entspannen (ganz Im Gegenteil, Ihre Erholung ist ein ganz wichtiger Bestandteil für den Erfolg mit Ihrer Tagung). Sie sollten sich aber immer bewusst sein, dass Sie es sich bei einer Tagung nicht leisten können, Risiken einzugehen.

Wenn Sie also schon alles erledigt haben, nutzen Sie die freie Zeit nun am Besten, um noch einmal alles zum zweiten Mal zu checken und so ganz sicher zu gehen, dass tatsächlich alles so laufen wird wie geplant. Sie werden überrascht sein, wieviele Fehler Ihnen bei einer zweiten Prüfung auffallen werden, obwohl Sie doch sicher waren, dass schon alles perfekt geregelt ist. Fehler, die Sie nun nicht mehr bei Ihrer Tagung oder Ihrem Event machen werden.
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